מההרשמה הראשונה לרגע שבו האירוע מתחיל.
אירוע מתחיל הרבה לפני פתיחת הדלתות. האתר מציג את התוכנית, ההרשמה אוספת את המידע והתשלום קובע מי מגיע. ביום האירוע, צוות ההפקה צריך לעבוד מול רשימה וסטטוסים ברורים, בלי להרכיב את התמונה מחדש.
אנחנו מנוסים בענף האירועים וההפקות ובונים את החיבור בין הצד שפוגש את הקהל לצד שמנהל את הפעילות. אתרי אירוע, כרטוס, אישורי הגעה והושבה נבנים לפי סוג האירוע, עם תהליכים שמתאימים למשתתפים ולצוות.
מאחורי הקלעים, מערכות הפקה ואפליקציות כניסה מרכזות משימות, נוכחות ועדכונים. סוגי כרטיסים, מכסות ותשלומים מחוברים לכללי האירוע, והתקשורת עם המשתתפים מלווה את הדרך מהרישום ועד אחרי שהאירוע מסתיים.
8לקוחות בענף
שני לקוחות לוחצים על אותו מושב באותה מילישנייה, ורק אחד מהם יקבל אותו. בשמונה בדיוק נפתחת המכירה ואלפים לוחצים על אותם מושבים, ומי שמקבל "פנוי" צריך לקבל אותו באמת. לכן ההחזקה היא עדכון אטומי במקור אמת אחד ולא בדיקה שאחריה כתיבה. ההחזקה פגה אחרי כמה דקות, ותשלום שמגיע אחרי הפקיעה אסור שיהפוך למכירה. וניסיון חוזר של אותו תשלום חייב להפיק כרטיס אחד בלבד. ולפני כל אלה, חדר המתנה וירטואלי מגן על האתר ועל מסד הנתונים. כאן אוברסייט נכנסת לתמונה: אנחנו בונים מכירת כרטיסים עם חדר המתנה, החזקת מושב עם טיימר ותשלום שמוגן מחיוב כפול, ובודקים את התשתית מול תרחישי העומס לפני הפתיחה.
בשער עומדים מאות אנשים, ולצוות יש שניות לכל אחד. הסריקה צריכה לומר לא רק אם הכרטיס אמיתי, אלא מה הוא מזכה: כניסה רגילה, VIP, אזור מסוים או שני כרטיסים בהזמנה אחת. וכאן הטוויסט: צילום מסך של אותו QR שנשלח לחבר נראה בדיוק כמו המקור, ובכל זאת חייב להיכשל בסריקה השנייה, גם כששני שערים סורקים באותו רגע. ובאזור עם קליטה חלשה השער צריך להמשיך לעבוד ולסנכרן אחר כך. כך אנחנו בונים אפליקציות כניסה שמחוברות לסוג הכרטיס, לנוכחות ולהרשאות הצוות, ובהן כל סריקה נרשמת בזמן אמת.
הושבה אינה רשימה אלא אילוצים. בחתונה, בגאלה או בכנס, משפחה אחת חייבת לשבת יחד, שני מוזמנים לא ישבו באותו שולחן, ובן זוג מגיע עם מוזמן, וכל אישור הגעה חדש משנה את התמונה. זו בעיית שיבוץ עם אילוצי חובה ואילוצי העדפה, קבוצות שמוגדרות לפי משקל ושאיפה לאיזון בין השולחנות, והיא ידועה כקשה חישובית. מנוע שרק מציג רשימה לא פותר אותה, וגם העדפות מנה נכנסות לחישוב. התשובה שלנו: ניהול אורחים שבו רשומת משתתף אחת מחברת רכישה, אישור הגעה והושבה, וכל שינוי בסטטוס מחשב את ההושבה מחדש.
בקייטרינג לא מזמינים מנות אלא אירוע. המארגן מזין מספר אורחים, בוחר שתי עיקריות מתוך קטגוריה, מוסיף מנה בתוספת תשלום, מחליט בין חד פעמי לפורצלן, והעלות מתעדכנת בכל שינוי בכמות האורחים. כך נראית הזמנה כשהיא בנויה כחבילה לפי סועד ולא כקטלוג מנות: קטגוריות שמגבילות כמה פריטים בוחרים, פריטים בתוספת תשלום, ובחירה שלא תמיד מוסיפה מחיר. האתרים לקייטרינג שבנינו באוברסייט מציגים את המנות ומובילים לפנייה, והשלב הבא הוא לבנות את מודל החבילה עצמו.
באירוע גדול אין מזומן: הצמיד הוא הארנק. היתרה מתעדכנת בכמה עמדות מכירה בו זמנית, ואסור שאותו טוקן יוצא פעמיים או שהיתרה תרד מתחת לאפס, גם כששתי סריקות של אותו צמיד מתרחשות יחד ברשת עמוסה. צריך לקשר צמיד לכרטיס ולבעליו, לטפל בצמיד אבוד או חסום, לנעול אותו בסיסמה אישית, להבדיל בין צמיד של עובד לצמיד VIP ולהחזיר כסף על טוקנים שלא נוצלו. האפיון שלנו מכסה מערכת צמידים שלמה: כניסה, קופה, אבטחה, מכירות והנהלה, עם טעינה מראש וטעינה באירוע. צמיד אחד, יתרה אחת, אמת אחת.
8פרויקטים שהגשמנו בענףלכל הפרויקטיםהאירוע שלכם צריך תשתית שמוכנה לרגע שלו. בואו נבנה אותה.
רפאל חביבמנכ״ל ובעלים, חביב הפקות28/01/2020
פנינו לחברת אוברסייט בבקשה להקים אתר חדש עדכני וענייני בנוסף ליצור דף עסקי בפייסבוק ובפלטפורמוט חברתיות נוספות וקידום במדיות השונות הכרנו צוות צעיר ורענן שמוכן לכל אתגר ופרויקט עם הקשבה מלאה לכל צרכינו ובתקציב הגיוני לחלוטין מענה מיידי לכל פנייה ואף מעבר ממליץ בחום ללא ספק אשמח להמליץ באופן אישי לכל המעוניינים
א.ט. טופז שירותי הסעדה בע״מלקוח28/01/2020חברה מצוינת בניהול רציני ומקצועי. נותנים פתרון ומענה לכל בקשה ועושים את המקסימום כדי שתהיה מרוצה.
מארגנים את התוכנית, הקהל והפרטים החשובים סביב מסלול קצר וברור. לפי סוג האירוע מחברים את הטופס או הרכישה למערכת ההרשמה, עם מדידה של הפעולות שנבחרו.
מגדירים מראש סוגי כרטיסים, כמות, מחירים ותנאי קודים. המערכת מנהלת את הזמינות ואת כללי הרכישה, בהתאם למבנה האירוע.
ממפים את המשתתפים והקבוצות ומגדירים מה נחשב אישור ואיך נקבעת ההושבה. הרשימה והסטטוסים מחוברים לשלבי הפעילות במקום להתנהל בקבצים נפרדים.
הכרטיס מקושר להרשמה ולזכאות של המשתתף. הסריקה בודקת את הנתונים שנקבעו ומעדכנת נוכחות לפי כללי הכניסה והרשאות הצוות.
בודקים את תנאי החיבור ואת הפעולות שחייבות להתבצע בכניסה. אם נדרש מצב לא מקוון, מתכננים אימות, שמירה וסנכרון תוך התייחסות לסריקה בכמה עמדות ולמניעת כפילויות.
מגדירים רשימות וערוצים לפי סוג המשתתף ומפעילים את העדכון מתוך מידע האירוע. התהליך מתעד את השליחה לפי יכולות הערוץ וכולל דרך לטיפול במשתתפים שדורשים מענה נוסף.
ממפים את מסלול הרכישה ואת היקף התנועה הצפוי ובודקים את התשתית מול התרחישים. בהתאם להיקף מתכננים התאמות ובדיקות עומס לפני הפתיחה.
יש שאלות שעדיף לשאול ישירות. נשמח לענות על השאלה שלכם באופן אישי.
דברו איתנובואו נדבר · אירועים והפקות
