שלושה לוחות, לא שלושים
המבנה שעובד בנוי משלושה לוחות מקושרים: לידים, לקוחות ופרויקטים. ליד שנסגר הופך ללקוח ומייצר פרויקט אוטומטית, בלי העתקה ידנית ובלי כפילויות. כל לוח נוסף מעבר לשלושה חייב להצדיק את עצמו, אחרת המערכת מתחילה לנהל את הצוות במקום להפך.
- לוח לידים: מקור, ענף, תקציב משוער, שלב במשפך ובעלים
- לוח לקוחות: פרטי קשר, היסטוריה, הסכמים ותאריכי חידוש
- לוח פרויקטים: סטטוס, אבני דרך, שעות ותקציב מול ביצוע
1/5 פרקים מאחוריכם · נותרו כ-2 דק׳
משפך שמשקף את המציאות
משפך מכירות טוב מכיל בין ארבעה לשישה שלבים, וכל שלב מוגדר בפעולה שהתרחשה ולא בתחושה. "נשלחה הצעה" הוא שלב; "מתעניין מאוד" אינו שלב. ההגדרה החדה היא מה שהופך את התחזית למספר שאפשר לסמוך עליו.
2/5 פרקים מאחוריכם · נותרו כ-2 דק׳
האוטומציות שמחזיקות את המערכת חיה
מערכת מתמלאת מעצמה כשהיא מייצרת ערך לצוות מיד. חמש אוטומציות בסיסיות עושות את העבודה: ניתוב ליד לבעלים, תזכורת מעקב אחרי שלושה ימים בלי פעילות, התראה על הצעה שלא נענתה, יצירת פרויקט בסגירה, ותזכורת חידוש 60 יום מראש.
מערכת שהצוות ממלא היא מערכת שמחזירה לצוות משהו באותו יום. כל השאר נשאר ריק אחרי חודש.
3/5 פרקים מאחוריכם · נותרה כדקה
חיבור לטפסים, לוואטסאפ ולחשבוניות
הערך המלא מגיע כשהמערכת מפסיקה להיות אי. טופס האתר נכנס ישירות ללוח הלידים, אישור הפנייה יוצא ב-WhatsApp, וסגירת עסקה מייצרת חשבונית במערכת הכספים. שלושת החיבורים האלה מסירים את רוב ההקלדה הידנית שנותרה.
4/5 פרקים מאחוריכם · נותרה כדקה
הדשבורד שמנהלים לפיו
דשבורד שימושי מציג ארבעה נתונים: לידים חדשים השבוע, שווי המשפך, אחוז סגירה ומשימות באיחור. מעבר לארבעה, הדשבורד הופך לתמונה יפה שאף אחד לא מסתכל עליה בבוקר.
שבועיים של הקמה, שבוע של ליווי, ומשם המערכת רצה. זו בדיוק הסיבה שהצוות מאמץ אותה במקום להתנגד לה.